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医药流通仓储需要注意的问题

2017/7/20 14:34:24来源:作者:

  医药流通行业仓储管理初探

  药品作为特殊商品,关系到人民的生命安全,国家对其有相当严格的法律法规的规定,无论是医药生产企业必须执行的GMP管理标准,还是医药流通企业必须遵守的GSP管理标准,对药品的仓储管理都提出了相当高的要求。

  随着我国农村药品市场逐步被开发,我国医药行业在今后相当长一个时期内将继续保持快速增长的趋势。有数据显示,2010年中国的医药市场价值将达到 600亿美元,并在2020年达到1200亿美元,超过美国成为全球第一大医药消费国。但是另一方面,我国医药流通行业也面临着许多不利因素。如我国的水、电、煤、蒸汽等生产要素仍然处于较高水平,医药工业的生产成本仍然在持续增长,仅2005年我国医药生产、销售成本比上年同期提高近8.5个百分点;由于我国药品行业在生产环节的整体科技水平就不高,造成目前我国医药市场上药品的同质竞争相当激烈,这一现象在相当长的时间内将继续存在;我国药品行业面临着普遍降价的压力;我国药品以低附加值生产为主,利润空间持续降低等等。以上种种,都说明尽快提升我国医药流通行业的物流水平,做好药品的仓储管理对我国医药行业的发展有极其重要的意义。

  医药流通行业的仓储管理,主要是指以药品的出入库流程为主轴、在库药品的GSP管理与养护为核心的物流管理模式。

  药品的仓储管理,一般包括药品的入库验收、在库存储、药品养护、分单打印、出库拣货、药品拼箱复核、批号调整等主要作业。由于药品的特殊性质及国家对药品的批号控制相当严格,医药流通行业的销售订单中小单据比较多等特点,因此药品的仓储管理不但要求作业精细,而且也需要有较高水平的信息化系统支持。对于疫苗、人血白蛋白等冷藏品、串味药品、危险药品、精神药品还要专人开票、专人保管与发货复核,总体而言医药流通行业的仓储员工整体素质应该较高。

  医药流通行业仓储管理的难点

  2.1药品是特殊商品,国家法律法规要求严格

  药品的质量是关系到人民群众生命的,因此国家在药品行业的监管一直是逐步加强的趋势。最直接的是,GMP、GSP标准分别作为医药生产企业、医药流通企业的准入标准起到了净化整个医药行业的作用。客观上讲,这两套标准对保障人民群众的生命健康贡献巨大,但也对企业的管理提出了更高的要求。

  对医药流通企业而言,涉及GSP认证的检查项目共132项,其中关键项目就有37项,每年的GSP检查成为医药流通企业的一次大考。

  GSP标准对库房面积、设备设施、管理制度等方面都提出了具体而明确的要求,对于GSP检查不合格的企业,国家采取一票否决制,不允许进入医药行业。例如,GSP标准在硬件方面要求“企业应按经营规模设置相应的仓库,其面积(为建筑面积)大型企业不应低于1500平方米,中型企业不应低于1000平方米,小型企业不应低于500平方米;企业有适宜药品分类保管和符合药品存储要求的库房。其中常温库为0—30摄氏度;阴凉库温度不高于20摄氏度;冷库温度为0—10摄氏度;各库房相对湿度应保持在45%—75%之间”。从上述条款可以看出,进入医药流通行业必须有一定实力作为基础。另外,GSP标准对医药流通企业仓库的现场管理也提出了“三色六区”、药品近效期挂黄牌等具体要求。

  2.2 药品批号控制严格,管理难度大

  药品与其他商品在管理上有处很大的不同,就在于同一种药品有多种批号,而国家对药品的批号控制相当严格,要求药品经营企业能准确掌握每一批号药品的进销存。

  一家年销售额在4亿元左右的药品流通企业经营的药品大概有5千种左右,而算上同一种药品不同批号的情况则能达到7—9千种品规,每一种批号的药品必须按照不同的药品进行存储管理,这是药品仓储管理难度所在。

  由于医药行业的经营特性,对同一家药品流通企业而言,同一种药品每批次的进价也可能不一样。如果企业要对药品的价格实行批次管理,那么就必须要强大的仓储管理软件才能支持。就笔者的了解,南京西构科技有限公司开发的“LINK11供应链管理系统”有特色版本实现了该需求,运转也比较符合企业的实际。

  2.3 药品的质量管理要求作业规范

  医药流通行业仓储管理的重中之重就质量管理。在库药品的质量管理,主要集中在药品仓储作业的规范性操作,药品的养护工作,库内空调、温湿度仪器的使用并记录等。

  由于GSP对医药仓储管理有明确详细的管理规定,药品从进入库房到离开库房的规范性操作是质量管理的日常体现。按照规定,药品从卸下送货车进入库房等待验收一直到拣货复核离开库房,都不允许接触地面,这就要求企业需要配备足够的托盘、货架等设施,需要作业人员不能单纯考虑作业便利性而牺牲作业质量。这就要求医药仓储管理比其他行业的仓储管理需要花费更多的时间、精力来抓作业的规范性。

  2.4 医药物流人才短缺是医药仓储管理的痛楚

  药品的仓储管理,涉及到质量、物流、信息化、人事、财务等诸多方面,对人才的要求相当高。

  作为医药仓库,其管理人员必须掌握药品的质量、养护知识,要能对在库药品的质量状态进行监控,能与验收养护人员进行完全的配合并开展工作。一般上规模的医药仓库普遍实现了信息化管理,这就要求操作人员会使用信息系统,管理人员精通,能够通过系统准确反映库房管理的实际,保证财务帐与商品帐的平衡。我国医药仓库总体上还处于人力作业为主的水平,协调一线人员的人事关系是现场管理人员的日常工作。如笔者兼任物流总监的某家医药物流中心,有员工一百三十多人,日出销售订单量在800至1000张之间,如果管理人员没有充分的人员管理经验,可能就无法开展好药品仓库的日常工作。

  问题是,现在我国既懂医药又懂物流的管理人员太少。根据2005年国内几大知名网站发布的职场数据显示:医药物流人才已经是职场当中三大最紧俏的人才之一。根据我国医药流通企业发展概况的最新调查表明,我国合格的医药物流人才还缺40000余人。而有资料显示,2006年我国医药工业将继续保持较快的增长速度,预计2006年医药工业总产值同比增幅保持在20%左右水平,人才培养与市场需求之间的不匹配意味着医药物流人才紧缺的矛盾仍将在相当长的一段时间内难以缓解。

  如何做好医药流通行业的仓储管理

  3.1 实行“整零分开”,明确整散件库区人员的工作责任

  对于上了一定规模的每日中小客户销售订单量占当日销售订单总量40%以上的医药流通企业,就应该在仓库实行药品存储的“整零分开”。

  药品的整零分开,是指凡是整件箱(未拆过箱)药品存储在整件库,凡是零头药品(已经拆箱)都放在专属的散件库区。整散件药品库区都有专职的保管员、发货员、复核员,互不串岗,只从事各自库区内的药品的保管、拣货发放、出库复核工作。

  实行整零分开,必须对药品进行合理的剂型划分,既要满足GSP管理要求,更要适当平衡散库区发货员的工作量。一般而言,每个散货发火员管理药品不要超过 400个品规。实行整零分开后,最大的好处是可以明确药品的责任人,能有效减少药品发货的差错率,能实现快速盘点,并且在整件库配合使用重型整货架可以有效提高库房的空间利用率,对药品的仓储管理有极大好处。

  3.2 选择适合的信息化系统,最大限度的支持业务流程

  医药流通企业的信息化系统,必须支持药品的GSP管理,支持对大量数据的查询与统计工作。由于药品的存储是按照一定剂型的标准划分的,如果仓库实现了整零分开,系统需要打印从整件库到散件库的移库单(也就是补货单)和出库单。一般而言,对于这类仓库,建议配置高速打印机,集中打印单据,由专人将单据分配到各整散件库区并进行拣货作业。整零分开后的仓库,信息系统尤其要支持对散件库区的药品的补货作业,规则计算不当极有可能造成员工每日的工作量剧增。

  如果信息系统功能再强大一些,可以针对药品的价格提供“批次管理”的功能,针对每一批次的药品,针对其不同价格要求销售开票员在不同的开票价格范围内进行销售。根据企业的销售习惯,应给保管员提供类似“库存批次锁定”的功能,对有多个批号的药品保管员可以选择其中的几个批号进行库存锁定操作。对已锁定批号的药品,开票员可以看见但却无法销售,这样充分可以保证仓库内无积压的零头药品,避免库存损失。

  信息系统的选择,一定要以企业的销售结构、作业的实际情况为准,不能一味地追求所谓的最先进、最完善。

  3.3 加强制度建设,坚持GSP管理条款

  客观地讲,我国仓储行业普遍以体力劳动为主,甚至苏北、西部省份等地区的医药仓库,临时工占了库房工作人员的很大比例,工作人员整体上素质比较低,这就要求我们的医药仓储者更要加强制度建设,以制度来规范仓库的日常管理。

  一般而言,凡是通过国家GSP认证的医药企业,都是有条件完全按照GSP要求来作业的,只是不少企业站在成本与作业便利性的角度考虑在管理上进行了“偷工减料”。对此,医药行业的仓储管理人员应将重点放在药品的剂型划分与货位维护上,用制度来落实日常的移库管理、报损溢管理、出入库管理、药品养护管理、发货复核管理等工作。

  就目前我国医药仓储行业从业人员整体素质偏低这个现状而言,在日常管理中尽可能避免“人治”是现在许多企业的当务之急。

  3.4 加强员工的现场培训,提高作业技能

  针对我国医药仓库大多还是以人力作业为主的现状,加强员工的现场培训是很有必要的。对卸货工、发货员、保管员、复核员,应该由精通GSP管理标准的质量主管定期对其进行现场作业的抽查与培训。

  对一线作业人员的培训,时间不需要长,每日上班前花二十分钟对人员进行分库区、分岗位培训,将培训与制度的执行、绩效的考核结合起来是很有效的。笔者曾兼任某上市医药集团一个物流中心的物流总监,仓库有员工近百人,日销售量在180万—240万之间(散件为主),对员工的现场培训是物流中心管理人员的日常工作之一。笔者经验显示,经过质量主管对整散件发货员每日进行现场跟踪培训与抽查后,员工作业的责任心大大提高,发货差错也明显降低。

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